Vorlage Terminbestätigung: 8 Texte zum Ausfüllen

Eine Terminbestätigung hat zwei Aufgaben. Die Kundin weiß danach schwarz auf weiß, wann sie wo sein muss, und Sie haben die Bedingungen, auf die Sie sich später berufen können: Stornofrist, Anzahlung, Ausfallpauschale. Deshalb geht sie sofort nach der Buchung raus, nicht erst am Vortag. Die Erinnerung am Vortag ist eine zweite Nachricht, für die es eigene Vorlagen für die Terminerinnerung per SMS, E-Mail und WhatsApp gibt.

Was ein digitales Terminbuch sonst noch kostet und bringt, rechnet unser Ratgeber zum Terminbuch für Friseure an einem Salon in Kassel vor. Hier nur die Texte.

Acht Vorlagen zum Ausfüllen und Kopieren

Hallo [Vorname], Ihr Termin ist bestätigt: [Wochentag], [Datum], [Uhrzeit] Uhr bei [Salon]. Ändern oder absagen bis [24] Std. vorher: [Link]

Betreff: Ihr Termin am [Datum] um [Uhrzeit] Uhr bei [Salon]

Hallo [Vorname] [Nachname],

vielen Dank für Ihre Buchung. Hiermit bestätigen wir Ihren Termin:

Leistung: [Leistung], ca. [Dauer]
Datum: [Wochentag], [Datum], [Uhrzeit] Uhr
Bei: [Name der Mitarbeiterin]
Adresse: [Straße und Hausnummer], [PLZ Ort]
Preis: [Preis] € inkl. MwSt.

Sie können den Termin bis [24] Stunden vorher kostenlos absagen oder verschieben, über [Link] oder unter [Telefonnummer].
Bei späterer Absage oder Nichterscheinen berechnen wir [50] % des Preises als Ausfallpauschale, soweit wir den Termin nicht anderweitig vergeben können. Der Nachweis, dass uns kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist, bleibt Ihnen vorbehalten.

Wir freuen uns auf Sie!
[Ihr Name], [Salon]

Hallo [Vorname], schön, dass du gebucht hast! Wir sehen uns am [Wochentag], [Datum] um [Uhrzeit] Uhr bei [Salon] für [Leistung]. Falls etwas dazwischenkommt, sag bitte bis [24] Stunden vorher Bescheid, dann kann jemand anderes nachrücken. Bis bald, [Ihr Name]

Hallo [Vorname], Ihre Anzahlung von [Anzahlung] € ist eingegangen und Ihr Termin bestätigt: [Wochentag], [Datum], [Uhrzeit] Uhr, [Leistung] bei [Salon]. Die Anzahlung wird am Termin verrechnet. Bei Absage bis [24] Std. vorher erstatten wir sie vollständig: [Link]

Herzlich willkommen, [Vorname]! Ihr erster Termin: [Wochentag], [Datum], [Uhrzeit] Uhr bei [Salon], [Straße und Hausnummer], [PLZ Ort]. Parken: [Parken]. Eingang: [Eingang]. Bitte planen Sie für die Beratung [10] Minuten mehr ein. Fragen? [Telefonnummer]

Betreff: Bitte kurz bestätigen: Ihr Termin am [Datum] bei [Salon]

Hallo [Vorname] [Nachname],

wie am Telefon besprochen, reservieren wir für Sie:

[Leistung], ca. [Dauer]
[Wochentag], [Datum], [Uhrzeit] Uhr
[Salon], [Straße und Hausnummer], [PLZ Ort]

Diese Zeit halten wir nur für Sie frei. Bitte antworten Sie innerhalb eines Tages kurz mit „Ja, passt“ auf diese E-Mail: Erst damit ist der Termin fest.

Wenn Ihnen etwas dazwischenkommt, sagen Sie bitte bis [24] Stunden vorher ab, über [Link] oder unter [Telefonnummer]. Dann kann jemand anderes den Platz bekommen.
Bei späterer Absage oder Nichterscheinen berechnen wir [50] % des Preises als Ausfallpauschale, soweit wir den Termin nicht anderweitig vergeben können. Der Nachweis, dass uns kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist, bleibt Ihnen vorbehalten.

Vielen Dank und bis bald!
[Ihr Name], [Salon]

[Salon]: Ihr Termin vom [bisheriges Datum] ist verlegt auf [Wochentag], [Datum], [Uhrzeit] Uhr. Ändern oder absagen bis [24] Std. vorher: [Link]

Terminbestätigung

[Salon]
[Straße und Hausnummer], [PLZ Ort]
Telefon: [Telefonnummer]

[Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr] [Nachname],

hiermit bestätigen wir Ihren Termin:

Leistung: [Leistung], ca. [Dauer]
Datum: [Wochentag], [Datum]
Uhrzeit: [Uhrzeit] Uhr
Bei: [Name der Mitarbeiterin]
Preis: [Preis] € inkl. MwSt.

Wenn Sie verhindert sind, sagen Sie bitte bis [24] Stunden vorher ab, unter [Telefonnummer].
Bei späterer Absage oder Nichterscheinen berechnen wir [50] % des Preises als Ausfallpauschale, soweit wir den Termin nicht anderweitig vergeben können. Der Nachweis, dass uns kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist, bleibt Ihnen vorbehalten.

Mit freundlichen Grüßen
[Ihr Name]

Was in jede Terminbestätigung gehört

1. Wann und wo: Wochentag, Datum, Uhrzeit, Adresse. Der Wochentag verhindert die meisten Verwechslungen; das Formular leitet ihn aus dem Datum ab, damit beide zusammenpassen.
2. Was und wie lange: die Leistung und ihre Dauer, damit die Kundin weiß, was sie absagt, wenn sie nicht kommt. Die Leistung ist auch rechtlich der Kern, siehe unten.
3. Die Stornofrist: bis wann sie kostenlos absagen kann, und wie. Ein Link zum Verschieben spart Ihnen den Anruf.
4. Die Ausfallpauschale, falls Sie eine verlangen: Betrag oder Prozentsatz. Sie muss bei der Buchung vereinbart sein; die Bestätigung wiederholt sie. Eine Nachricht, die sie erst nach dem Ausfall nennt, reicht nicht.

Warum die Leistung in die Bestätigung gehört, erklärt Rechtsanwalt Peter Lotz in der Deutschen Handwerks Zeitung vom 12. April 2018: „Der Anspruch auf ein Ausfallhonorar bei einer bloßen Terminvergabe ohne konkrete Vereinbarung der Friseurleistungen ist fraglich“, denn: „Hier fehlt es bereits am Vertragsschluss beziehungsweise am Rechtsbindungswillen.“ Ist die Leistung dagegen vereinbart, vom einfachen Schnitt bis zum Färben, und der Kunde erscheint nicht, „verstößt er gegen seine Mitwirkungspflicht“. Eine Bestätigung, die nur Datum und Uhrzeit nennt, belegt also wenig.

Wie viel Sie Terminausfälle im Jahr kosten, und ob sich eine Anzahlung lohnt, zeigt unser No-Show-Rechner mit Ihren eigenen Zahlen.

Ausfallpauschale in der Bestätigung: was im Gesetz steht

Die Grundlage ist § 615 BGB: „Kommt der Dienstberechtigte mit der Annahme der Dienste in Verzug, so kann der Verpflichtete für die infolge des Verzugs nicht geleisteten Dienste die vereinbarte Vergütung verlangen, ohne zur Nachleistung verpflichtet zu sein. Er muss sich jedoch den Wert desjenigen anrechnen lassen, was er infolge des Unterbleibens der Dienstleistung erspart oder durch anderweitige Verwendung seiner Dienste erwirbt oder zu erwerben böswillig unterlässt.“ Der zweite Satz ist der Grund für den Halbsatz „soweit wir den Termin nicht anderweitig vergeben können“ in den Vorlagen 2, 6 und 8.

Steht die Pauschale in einem Text, den Sie für alle Kundinnen verwenden, ist sie eine Allgemeine Geschäftsbedingung. Zwei Vorschriften entscheiden dann über ihre Wirkung. Nach § 305 Abs. 2 BGB werden solche Bedingungen nur Vertragsbestandteil, „wenn der Verwender bei Vertragsschluss“ auf sie hinweist und die andere Seite „mit ihrer Geltung einverstanden ist“. Und nach § 309 Nr. 5 BGB ist ein pauschalierter Schadensersatz unwirksam, wenn „die Pauschale den in den geregelten Fällen nach dem gewöhnlichen Lauf der Dinge zu erwartenden Schaden“ übersteigt oder wenn „dem anderen Vertragsteil nicht ausdrücklich der Nachweis gestattet wird, ein Schaden oder eine Wertminderung sei überhaupt nicht entstanden oder wesentlich niedriger als die Pauschale“. Alle drei Paragrafen wurden am 3. Oktober 2026 auf gesetze-im-internet.de gelesen.

1. Daher der Satz zum Nachweis. „Der Nachweis, dass uns kein oder ein wesentlich geringerer Schaden entstanden ist, bleibt Ihnen vorbehalten“ steht in den Vorlagen, weil § 309 Nr. 5 Buchstabe b ihn verlangt.
2. Daher ein Prozentsatz und nicht der volle Preis. Material und Zeit, die Sie nicht aufwenden, sparen Sie. Laut Rechtsanwalt Lotz hat der Friseur selbst bei vereinbarter Leistung keinen Anspruch auf den vollen Betrag, sondern höchstens auf eine angemessene Entschädigung (Deutsche Handwerks Zeitung, 12. April 2018). Das Feld im Formular ist Ihres: Tragen Sie ein, was Ihrem tatsächlichen Schaden entspricht.
3. Daher Vorlage 6. Bei einer Online-Buchung steht die Bedingung vor dem Klick. Am Telefon nicht: Dort holt die E-Mail mit der Bitte um ein Ja das Einverständnis nach.

Was Salons tatsächlich schreiben, und wie Kundinnen es lesen

Im selben Beitrag beschreiben weitere Saloninhaber ihre Regeln (SFB, 24. Mai 2024, gelesen am 3. Oktober 2026). Es sind ihre eigenen Zahlen, keine Statistik:

1. Die Pauschale in der Bestätigung. Sabrina Poser: „Wir machen das so, dass Neukunden entweder online buchen und diese Information mit 50 % Ausfallgebühr in der Bestätigung der Buchung enthalten ist oder – wenn die Kundin anruft – wir ihr eine Email mit vorgefertigtem Text senden, die sie innerhalb von 24 Stunden bestätigen muss.“ Das ist das Vorbild für Vorlage 6. In ihrer eigenen E-Mail, die der Beitrag abdruckt, bittet sie die Kundin, die Reservierung „mit Ihrer vollständigen Adresse zu bestätigen“; die Deutsche Handwerks Zeitung nennt den Grund: Um einen Anspruch vor Gericht durchzusetzen, „müsste ein Friseur aber auch die Anschrift des Kunden kennen“. Ob Sie danach fragen, entscheiden Sie; die Vorlage tut es nicht.
2. Die Anzahlung. Bernd Heier unterscheidet bei der Buchung im Salon, ob jemand ernsthaft interessiert ist oder nur aus Neugier anfragt: „In letzterem Fall erheben wir eine Anzahlung von 10 bis 20 Euro, abhängig vom Gesamtpreis der Dienstleistung.“ Dafür ist Vorlage 4 da.
3. Der Aufwand. Jana Ebenroth, zu zweit im Salon: „Um das letztendlich rechtlich durchzuboxen, müsste es vorher eine schriftliche Vereinbarung zwischen Kunde und Friseur geben, aber ganz ehrlich, wer will diesen bürokratischen Wahnsinn schon auf sich nehmen?“ Eine Bestätigung, die sich selbst ausfüllt, ist die kleinste Form dieser Vereinbarung.

Die Gegenseite liest mit. Im Juraforum fragt jemand am 6. August 2018, was aus der Forderung wird, wenn der Termin am Telefon vereinbart und nichts schriftlich festgehalten ist. Die Antwort eines anderen Nutzers zählt auf, was der Salon dann beweisen müsste: dass die Kundin „von dem Termin wusste“, „von der Strafe bei Nichterscheinen wusste“, „damit einverstanden war“, und: „Wann und wie ist rechtzeitig? Muss ja irgendwo stehen.“ Vier Punkte, die eine Bestätigung mit Leistung, Frist und Pauschale beantwortet.

Und der Ton entscheidet, ob die Kundin wiederkommt. Auf Talkteria antwortet eine Nutzerin in einem Thema vom 15. März 2014 über einen Wiener Salon, der einem Stammkunden die Gebühr erst im Geschäft eröffnete: „Wenn mir der Friseur allerdings zehn Euro "Strafe" aufbrummen wollte würde ich das Geschäft verlassen und dieser Friseur hätte dann eine Kundin weniger.“ Rechtsanwalt Lotz stellt in der Deutschen Handwerks Zeitung dieselbe Frage: „Selbst wenn ein festgelegtes Ausfallhonorar wirksam vereinbart wird und der Friseur seinen Anspruch dann geltend machen kann – wer würde denn noch zu diesem Friseur gehen?“ Deshalb nennen die Vorlagen die Bedingung in einem Satz, vor dem Termin, und sagen im selben Absatz, wie man kostenlos absagt.

SMS, E-Mail, WhatsApp oder Papier: welche Vorlage wohin

Die Zeichengrenzen der SMS stammen aus der Dokumentation von Twilio, „What is the SMS character limit?“, gelesen am 3. Oktober 2026.

Der Zähler unter den Vorlagen 1, 4 und 7 rechnet mit diesen Grenzen, solange Sie tippen. Was zum Alphabet der SMS gehört, steht in der Norm GSM 03.38: ä, ö, ü und ß sind dabei, das Eurozeichen zählt doppelt. Die Schwellen von 160 und 70 Zeichen dokumentiert Twilio. Die SMS schicken Sie selbst, von Ihrem Handy.

Die Bestätigung automatisch verschicken

Von Hand kostet jede Bestätigung eine bis zwei Minuten, bei 45 Terminen die Woche also über eine Stunde. Bei Traxo bucht die Kundin selbst auf Ihrer Website, mit der richtigen Dauer je Leistung, und bekommt die Bestätigung sofort; die ganze Leistung oder eine Anzahlung kann sie gleich bei der Buchung zahlen, 3 % Gebühr pro Zahlung, sonst nichts. Wie das aussieht, steht auf unserer Seite zur Online-Terminbuchung.

Häufige Fragen

Ist eine Terminbestätigung Pflicht?

Nein, aber ohne schriftliche Bestätigung können Sie eine Stornofrist oder eine Ausfallpauschale kaum durchsetzen. Die Bestätigung ist der Beleg, dass die Kundin Termin, Leistung und Bedingungen vor dem Termin kannte.

Darf ich ein Ausfallhonorar verlangen?

Wenn die Leistung vereinbart war und die Kundin die Bedingung bei der Buchung kannte, kommt ein Anspruch in Betracht: § 615 BGB gibt dem Dienstleister die vereinbarte Vergütung, abzüglich dessen, was er erspart oder anderweitig verdient. Den vollen Preis sollten Sie nicht ansetzen, und die Pauschale muss der Kundin den Nachweis eines geringeren Schadens lassen (§ 309 Nr. 5 BGB). Ob Sie die Pauschale am Ende einfordern, ist eine zweite Frage: Die Stimmen aus Salons und von Kundinnen weiter oben zeigen beide Seiten.

Was, wenn die Kundin am Telefon gebucht hat?

Dann hat sie Ihre Bedingungen nicht gelesen. Schicken Sie Vorlage 6: Sie nennt Leistung, Termin und Frist und bittet um ein kurzes Ja per Antwort. Diese Antwort heben Sie auf.

Wie lang darf die SMS sein?

160 Zeichen passen in eine SMS; darüber wird sie geteilt, mit 153 Zeichen je Teil. Umlaute und ß zählen einfach, das Eurozeichen doppelt. Ein Emoji, ein Gedankenstrich (–) oder ein typografisches Anführungszeichen senkt die Grenze der ganzen Nachricht auf 70 Zeichen (Twilio, gelesen am 3. Oktober 2026). Der Zähler unter den Vorlagen 1, 4 und 7 zeigt es mit Ihren Angaben.

SMS, E-Mail oder WhatsApp?

Die E-Mail trägt alle Details und die Bedingungen, die SMS das Nötigste in einer Zeile, WhatsApp wirkt persönlicher und braucht die Zustimmung der Kundin. Eine mögliche Aufteilung: die E-Mail zur Buchung, die kurze Nachricht als Erinnerung am Vortag.

Was passiert mit dem, was ich ins Formular tippe?

Es bleibt in Ihrem Browser. Die Seite schickt nichts ab und speichert nichts; wenn Sie den Tab schließen, sind die Angaben weg. Kopieren oder drucken Sie die ausgefüllten Texte also, bevor Sie gehen.