Kundenverwaltung Friseur: die digitale Kundenkartei

Die Kundenkarte legt sich bei der ersten Buchung selbst an

Eine Kundin bucht zum ersten Mal über Ihre Website: Vorname, Nachname, Telefonnummer und E-Mail-Adresse landen auf einer neuen Karte, ohne dass Sie etwas eintippen. Erkannt wird sie an ihrer E-Mail-Adresse – bucht sie später wieder, kommt der Termin auf dieselbe Karte, und fehlende Angaben werden ergänzt.

Die Papierkartei hinter dem Tresen, das Heft mit den Telefonnummern und die Liste im Handy werden so nach und nach überflüssig: Jede Stammkundin hat ihre Karte, sobald sie einmal online gebucht hat.

„Meine Salonsoftware hat doch schon eine Kundenkartei.“ Fast jede hat eine – die Frage ist, wo die Kundin bucht. Bucht sie über ein Portal, landet sie in dessen Kartei, neben Ihren Mitbewerbern. Bei Traxo bucht sie auf Ihrer eigenen Website, und die Karte landet in Ihrer Kartei, nicht in der eines Marktplatzes.

• Name, Telefon, E-Mail und eine freie Notiz pro Kundin
• Angelegt von der Buchung selbst, nicht von Ihnen
• Anrufen oder eine SMS schicken direkt aus der Karte

Jeder Termin steht auf der Karte, mit Leistung und Mitarbeiterin

Auf der Karte stehen die kommenden und die vergangenen Termine, jeweils mit der Leistung, der Mitarbeiterin und dem Status: bestätigt, abgesagt, erledigt. Darüber sehen Sie, seit wann die Kundin zu Ihnen kommt, wie viele Termine sie wahrgenommen hat und wann sie zuletzt da war.

Das ist die Frage, die am Telefon immer kommt – „Was hatte ich beim letzten Mal?“ – und die Sie jetzt in zwei Sekunden beantworten, statt in einem Karteikasten zu blättern.

Die Notiz, die Sie lesen, bevor die Kundin sitzt

Jede Karte hat ein freies Notizfeld. Dort steht, was im Kopf einer einzigen Friseurin nicht verloren gehen darf: die Farbrezeptur mit Mischverhältnis und Einwirkzeit, die Länge, die sie nie abgeschnitten haben möchte, oder dass sie lieber keinen Kaffee will.

Ein eigenes Feld für Rezepturen oder Fotos hat die Karte nicht – die Notiz ist ein Text, den Sie so schreiben, wie Sie ihn später lesen wollen. Das ist schlicht, aber es ist genau der Zettel, der sonst im Karteikasten liegt.

Eine gute Notiz ist kurz und immer gleich aufgebaut: erst die Farbe mit Nummer, Oxidant und Einwirkzeit, dann der Schnitt, dann das Persönliche. So liest jede Kollegin sie in fünf Sekunden, auch wenn sie die Kundin noch nie gesehen hat.

Jede Mitarbeiterin sieht die Kundinnen, die sie bedient

Arbeiten Sie im Team, bekommt jede Mitarbeiterin ihren eigenen Zugang. Sie sieht die Karten der Kundinnen, die einen Termin in ihrer Spalte haben, und kann sie lesen, aber nicht ändern. Sie als Inhaberin sehen die ganze Kartei.

Die Zugänge für das Team gehören zum Paket Pro, 100 € zzgl. MwSt. im Monat oder 80 € bei Jahreszahlung. Allein arbeiten Sie mit Starter, und die Kartei ist dort vollständig dabei.

Doppelte Karten werden erkannt, bevor sie stören

Bucht dieselbe Kundin einmal mit ihrer privaten und einmal mit ihrer Arbeitsadresse, entstehen zwei Karten. Traxo erkennt die gleiche Telefonnummer oder den gleichen Namen und fragt nach: dieselbe Person? Sie führen die beiden Karten zusammen oder markieren sie als zwei verschiedene Kundinnen.

Das Zusammenführen lässt sich nicht rückgängig machen, deshalb entscheiden Sie und nicht das Programm. Gesucht wird über ein einziges Feld: ein paar Buchstaben des Namens reichen.

Karten, die niemand mehr braucht, verschwinden

Eine Karte löschen Sie mit einem Klick, zum Beispiel wenn eine Kundin darum bittet; ihre vergangenen Termine bleiben in Ihrem Kalender, nur ohne Karte. Und eine Karte ohne Buchung, ohne Treuepunkte und ohne Kundenkonto in den letzten 36 Monaten wird von selbst gelöscht.

So wächst die Kartei nicht zu einem Archiv von Menschen, die seit Jahren nicht mehr kommen – und Sie speichern nicht länger, als Sie einen Grund dazu haben.