Terminausfall-Kosten berechnen: der No-Show-Rechner

Ein Terminausfall kostet keine Zeit. Er kostet den Termin, den niemand mehr buchen konnte, während Miete, Lohn und Heizung weiterlaufen. Deshalb wird aus einem leeren Stuhl hier und da, der am Empfang kaum auffällt, übers Jahr ein vierstelliger Betrag, in größeren Salons ein fünfstelliger.

Der Rechner: was Terminausfälle Sie kosten

Jedes Feld startet mit einem veröffentlichten Richtwert, dessen Quelle unter dem Feld steht: Ersetzen Sie ihn durch Ihre Zahl. Das Ergebnis lässt sich kopieren, herunterladen, drucken oder als Link teilen, der die Seite mit Ihren Zahlen wieder öffnet. Gerechnet wird in Ihrem Browser: Es wird nichts gesendet und nichts gespeichert.

So rechnen wir

1. Der Verlust im Jahr. Terminausfälle pro Woche × Durchschnittspreis × geöffnete Wochen. Termine, die Sie kurzfristig doch noch füllen, werden einmal abgezogen, über ihren Prozentsatz.
2. Pro Woche und in Stunden. Der Verlust im Jahr ÷ geöffnete Wochen ergibt den Verlust pro Woche. Tragen Sie die Dauer eines Termins ein, rechnet der Rechner auch die verlorenen Stunden aus: verlorene Termine × Termindauer.
3. Ihr Anteil an Ausfällen. Terminausfälle ÷ Termine der Woche. „Ein Prozentpunkt weniger“ ist, was dieser Anteil wert wäre, wenn er um einen Punkt sinkt, zum Beispiel von 5 auf 4 %.
4. Mit Anzahlung. Die Anzahlung ist ein Prozentsatz des Preises. Ein Teil der Ausfälle fällt weg: Das ist Ihre Annahme, das letzte Feld. Bei den übrigen bleibt Ihnen die Anzahlung, jeder kostet also den Preis minus die Anzahlung.
5. Die Gebühren. Jede Buchung zahlt die Anzahlung, also zahlt jede Buchung die Gebühr des Anbieters, der sie einzieht: Termine der Woche × geöffnete Wochen × (Prozentsatz × Anzahlung + fester Betrag).
6. Der Nettogewinn. Verlust ohne Anzahlung − Restverlust − Gebühren. Ist er negativ, sagt der Rechner das.

Die Tabelle nennt zu jeder Zahl, was ihre Quelle sagt, die Seite, auf der sie steht, und den Tag, an dem wir sie gelesen haben.

Die Gebühren sind die, die jeder Anbieter für eine Online-Zahlung veröffentlicht, nachgelesen in unserem Preismonitor für Deutschland: Stripe für eine europäische Standardkarte, SumUp für eine Online-Zahlung, PayPal für eine Inlandszahlung über PayPal Checkout. Ein Abo, das manche Anbieter zusätzlich verlangen, ist nicht eingerechnet. Nicht dabei sind Treatwell Connect, dessen Preisliste Vorauszahlungen aus dem eigenen Marktplatz beziffert und keine Anzahlung, die Sie selbst festlegen, sowie Shore, Salonized und Planity, deren Zeilen im Preismonitor keine Gebühr pro Online-Zahlung nennen.

Was der Rechner nicht tut: Er rechnet mit Bruttopreisen, also mit dem, was die Kundin gezahlt hätte; für den Nettoumsatz teilen Sie das Ergebnis durch 1,19. Er zählt weder die Lohnkosten der leeren Zeit noch die Kundin, die Sie für diesen Termin abweisen mussten. Und er verspricht keine Quote: Welchen Anteil der Ausfälle eine Anzahlung verhindert, hat für Friseursalons niemand unabhängig gemessen. Die 50 % im letzten Feld sind deshalb ein Beispiel und keine Quelle.

Ein Rechenbeispiel: ein Salon mit 70 Terminen pro Woche

Das sind die Startwerte des Rechners, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen: 70 Termine pro Woche, davon 3,5 Ausfälle, 54 € im Schnitt, 48 geöffnete Wochen. Die Anzahlung beträgt 30 % des Preises, also 16,20 €, eingezogen über Stripe, und wir nehmen an, dass sie jeden zweiten Ausfall verhindert.

1. Ohne Anzahlung. 3,5 × 54 € × 48 Wochen = 9.072 € entgangener Umsatz, 168 leere Termine, 5 % aller Termine.
2. Mit Anzahlung. Es bleiben 84 Ausfälle im Jahr, und jeder kostet 54 € − 16,20 € = 37,80 €: 3.175 €.
3. Die Gebühren. 70 × 48 = 3.360 Anzahlungen im Jahr, zu je 1,5 % + 0,25 € bei Stripe: 1.656 €.
4. Unterm Strich. 9.072 € − 3.175 € − 1.656 € = 4.240 € mehr im Jahr. Die Gebühren sind gedeckt, bevor die Anzahlung einen einzigen Ausfall verhindert: Die einbehaltenen Anzahlungen der 168 Ausfälle ergeben 2.722 €, mehr als die 1.656 € Gebühren.

Mit denselben Zahlen kostet die Anzahlung über PayPal 2.938 € an Gebühren im Jahr, weil die 0,39 € pro Zahlung bei einem kleinen Betrag schwer wiegen; es bleiben 2.959 €. Verlangen Sie die Anzahlung nur für lange Behandlungen, sinken die Gebühren, und die teuren Ausfälle sind trotzdem abgesichert.

Wie messen Sie Ihre eigenen Terminausfälle?

Mit einer Strichliste. Friseurunternehmer Guido Scheffler beschreibt auf Friseur-Unternehmer.de, wie er es in seinem Salon macht: je Mitarbeiterin eine Tabelle mit Datum, Kundin, geplanter Termindauer, entgangenem Umsatz und Ausfallgrund, mindestens drei Monate lang. In seinem Beispiel kommt eine Mitarbeiterin in drei Monaten auf zehn Ausfälle, 14 Stunden und 764 € Umsatz. Er rechnet die Mehrwertsteuer heraus, zählt die Lohnkosten der leeren Zeit dazu und landet bei 3.296,16 € Schaden im Jahr für diese eine Mitarbeiterin, für den ganzen Salon bei mehr als 12.000 €.

Für den Rechner brauchen Sie aus dieser Liste zwei Zahlen: die Ausfälle pro Woche, also kurzfristige Absagen und Nichterscheinen zusammen, soweit niemand nachgerückt ist, und den Durchschnittspreis, also Ihren Umsatz geteilt durch die Zahl der Termine. Die verlorenen Stunden rechnet der Rechner aus, sobald Sie die Dauer eines Termins eintragen: verlorene Termine × Termindauer. 168 Termine zu 45 Minuten sind 126 Stunden im Jahr.

Eine „normale“ Quote für Friseursalons hat niemand gemessen. Die 5 bis 20 %, die andere Rechner als Branchenwert vorschlagen, stehen dort ohne Quelle. Treatwell schreibt, dass 33,7 % der Kundinnen und Kunden irgendwann einmal nicht erscheinen: Das zählt Personen, nicht Termine. Eine große Auswertung gibt es aus der Medizin: 23 % im Schnitt über 105 Studien zu Arzt- und Klinikterminen. Scheffler kennt Salons mit zehn Ausfällen im Jahr und andere mit fast täglich einem. Ihre eigene Liste sagt mehr als jeder Durchschnitt.

Darf ein Salon einen Terminausfall berechnen?

Grundsätzlich ja, aber nur mit Vereinbarung. Die Verbraucherzentrale Niedersachsen schreibt (Stand 22. Juli 2026): „No-Show-Gebühren, Ausfallhonorare oder Stornokosten sind grundsätzlich rechtlich zulässig - es gibt jedoch keine einheitliche Rechtsprechung.“ Die Kosten müssen bei der Buchung in den AGB vereinbart sein, und die Kundin muss ausdrücklich darauf hingewiesen werden. Ein Beitrag auf der Facebook-Seite des Salons genügt dafür nicht, und bei einer bloßen Terminvergabe ohne vereinbarte Leistung sei schon der Anspruch „fraglich“, sagt Rechtsanwalt Peter Lotz in der Deutschen Handwerks Zeitung vom 12. April 2018. Selbst mit Vertrag gebe es nicht den vollen Preis, sondern höchstens eine angemessene Entschädigung.

Wie hoch die Pauschale sein darf, steht in § 309 Nr. 5 BGB: nicht höher als der Schaden, der gewöhnlich zu erwarten ist, und die Kundin muss ausdrücklich nachweisen dürfen, dass er niedriger war. Rechtsanwalt Dr. Sebastian Hahn rät in seinem Merkblatt für die SFB, die Pauschale klar als Schadenersatz zu bezeichnen und nicht als Strafe, sie aus der eigenen Kalkulation zu errechnen, einen Sicherheitsabschlag abzuziehen und sich die Reservierungsbestätigung von der Kundin bestätigen zu lassen. Der Rechner nimmt an, dass die Anzahlung bei Nichterscheinen bei Ihnen bleibt. Auch das muss vor der Buchung vereinbart sein; lassen Sie Ihre Formulierung im Zweifel prüfen.

Einen Text für die Bestätigung, mit Stornofrist und Anzahlung, finden Sie in unseren Vorlagen für die Terminbestätigung. Dieser Abschnitt fasst zusammen, was die genannten Quellen sagen, und ersetzt keine Rechtsberatung.

Drei Wege zu weniger Terminausfällen

Was Inhaberinnen und Inhaber selbst tun, hat die Friseur-Gemeinschaft SFB im Mai 2024 bei ihren Mitgliedern erfragt. Bernd Heier erhebt, wenn er bei einer Buchung im Salon am ernsthaften Interesse zweifelt, „eine Anzahlung von 10 bis 20 Euro, abhängig vom Gesamtpreis der Dienstleistung“. Sonja Holzinger verlangt sie seit Langem von Neukunden und Bräuten: „95 % meiner Kunden sehen das als selbstverständlich an.“ Sabrina Poser lässt bei längeren Behandlungen 30 % online anzahlen. Die Gegenstimme kommt von Rechtsanwalt Lotz: Wer ein Ausfallhonorar durchsetze, müsse sich fragen, „wer würde denn noch zu diesem Friseur gehen?“

1. Die Erinnerung am Vortag. Sie löst das Vergessen, die häufigste Ursache. Fertige Texte stehen in unseren Vorlagen für die Terminerinnerung.
2. Eine klare Terminbestätigung. Mit Stornofrist und, falls Sie eines verlangen, dem Ausfallhonorar. Unsere Vorlagen für die Terminbestätigung können Sie direkt übernehmen.
3. Eine Anzahlung für lange Behandlungen. Das einzige Mittel, das auch bei der Kundin wirkt, die ihre Erinnerung liest und trotzdem nicht kommt.

Bei Traxo legen Sie die Anzahlung je Leistung fest, und die Kundin zahlt sie online bei der Buchung, für 3 % pro Zahlung und sonst nichts: mehr dazu auf unserer Seite zu Online-Zahlungen. Was ein digitales Terminbuch insgesamt kostet, rechnet unser Ratgeber zum Terminbuch für Friseure durch.

Häufige Fragen

Wie berechnet man die Kosten eines Terminausfalls?

Durchschnittspreis pro Termin × Ausfälle pro Woche × Wochen, die Sie im Jahr geöffnet haben, 48 bei vier Wochen Urlaub. Das ist der entgangene Umsatz, denn Ihre Fixkosten bleiben gleich. Für den Nettobetrag teilen Sie durch 1,19.

Welche Ausfallquote ist bei Friseuren normal?

Dafür gibt es keine Messung. Veröffentlicht sind Beispiele von Software-Anbietern und eine Auswertung aus der Medizin (23 % über 105 Studien). Zählen Sie drei Monate lang mit: Ausfälle geteilt durch alle Termine ist Ihre Quote.

Darf ich ein Ausfallhonorar verlangen?

Wenn es bei der Buchung vereinbart war und die Kundin ausdrücklich darauf hingewiesen wurde, grundsätzlich ja; eine einheitliche Rechtsprechung gibt es laut Verbraucherzentrale Niedersachsen nicht. Die Pauschale darf den gewöhnlich zu erwartenden Schaden nicht übersteigen (§ 309 Nr. 5 BGB). Am einfachsten ist eine vereinbarte Anzahlung bei der Buchung: Dann müssen Sie hinterher nichts einfordern.

Hilft eine Anzahlung wirklich gegen No-Shows?

Vor allem sagen Kundinnen rechtzeitig ab, wenn sie nicht können: Wer schon 16,20 € bezahlt hat, lässt sie nicht einfach verfallen. Eine unabhängige Messung für Salons gibt es nicht. Eine Inhaberin berichtet der SFB von weniger als einem Prozent Ausfällen mit Anzahlung und Ausfallpauschale; der Rechner startet mit jedem zweiten verhinderten Ausfall als Beispiel und lässt Sie eintragen, was Sie bei sich sehen.

Sollte ich für jeden Termin eine Anzahlung verlangen?

Meist nicht. Ein ausgefallener Herrenschnitt lässt sich verschmerzen, eine zweistündige Farbe nicht. Verlangen Sie die Anzahlung für lange Behandlungen: weniger Gebühren, fast gleiche Wirkung.

Wohin gehen die Zahlen, die ich eingebe?

Nirgendwohin: Gerechnet wird in Ihrem Browser, ohne Versand und ohne Speicherung. Der Link zum Teilen trägt Ihre Zahlen hinter dem Zeichen # der Adresse, einem Teil, den der Browser an keinen Server schickt.