Barbershop Software mit Online-Termin

Barbershop Software: was sie können muss

Eine Barbershop Software ist zuerst ein Kalender, der zu kurzen Leistungen passt. Ein Haarschnitt dauert eine halbe Stunde, ein Bart zwanzig Minuten, Schnitt und Bart zusammen eine Dreiviertelstunde. Ein Kalender, der nur in Stundenblöcken denkt, verschenkt an einem Samstag schnell mehrere Plätze, und ein Kalender ohne Plan je Barbier setzt zwei Kunden auf denselben Stuhl.

Dazu kommt, was ein Barbershop anders macht als ein Damensalon: viele Stammkunden im Rhythmus von wenigen Wochen, ein großer Anteil Laufkundschaft und Kunden, die kurzfristig entscheiden. Die Software muss also bis kurz vor dem Termin buchbar sein, Platz für Kunden ohne Termin lassen und den Stammkunden erinnern, der seinen gewohnten Termin verpasst hat, bevor er es woanders versucht.

Die Anbieter unter den ersten Suchtreffern bieten darüber hinaus fast alle eine Kasse an, oft ein Treueprogramm, manche einen Shop für Pflegeprodukte. Ob Sie das brauchen, hängt davon ab, was in Ihrem Laden schon steht. Die folgende Liste ist der Kern, ohne den eine Barbershop Software ihren Zweck verfehlt:

• Leistungen mit echter Dauer und Preis, von 20 bis 45 Minuten
• Ein Plan je Barbier mit Arbeitszeiten, Pausen und freien Tagen
• Online-Buchung über Handy, Website und Google-Profil, bis kurz vor dem Termin
• Bestätigung und Erinnerung mit Link zum Verschieben oder Absagen
• Kundenkartei mit Historie und Notizen, etwa zur Schnittlänge oder zur Rasur
• Bewertungsanfrage nach dem Besuch

Mit Termin, ohne Termin oder gemischt

Viele Barbershops sind mit Laufkundschaft groß geworden, und kaum einer will sie verlieren. Die Frage ist deshalb selten, ob es Online-Termine geben soll, sondern wie viele. Drei Modelle haben sich eingespielt, und jedes stellt andere Anforderungen an die Software.

Nur ohne Termin: Der Laden lebt vom Durchlauf, die Kunden wissen, dass sie warten. Eine Software lohnt sich trotzdem, für die Kundenkartei, die Bewertungen und die Frage, wie voll es gerade ist. Die Schwachstelle bleibt der Samstag: Wer die Tür öffnet und fünf Wartende sieht, dreht um und kommt oft nicht wieder.

Nur mit Termin: planbar und ruhiger, gut für längere Leistungen wie eine klassische Rasur oder Schnitt und Bart. Dafür kommt der Passant, der spontan hereinwill, nicht mehr zum Zug, und jede Buchung, zu der niemand erscheint, ist ein leerer Stuhl. Hier zählen Erinnerung und Bestätigung am meisten.

Gemischt: Ein Teil der Stunden oder der Stühle ist online buchbar, der Rest bleibt frei. Ein verbreiteter Weg ist, die gefragten Zeiten zur Buchung freizugeben, etwa den Samstag und die Stunden nach Feierabend, und unter der Woche Laufkundschaft zu nehmen. Wichtig ist, dass der Kalender das abbildet: Was für Laufkundschaft frei bleibt, wird online gar nicht angeboten, und eine abgesagte Buchung geht sofort wieder online.

Was kostet Barbershop Software?

Auf ihren Seiten für Barbershops nennen die meisten Anbieter keinen Preis: Er steht auf einer eigenen Preisseite, kommt nach einer Demo oder hängt an einem Gratis-Tarif mit Grenzen. Zum Vergleichen rechnen Sie drei Posten zusammen: den Grundpreis, was jeder weitere Barbier kostet, und die Module, die Ihr Laden tatsächlich braucht, etwa Website, Kasse oder Kartenzahlung.

Ein Rechenbeispiel mit drei Barbieren: Bei studiolution kostet das Terminbuch ohne Kasse ab 22,95 € + 2 × 2,95 € = 28,85 € im Monat bei jährlicher Zahlung. Bei Shore kommen Booking und Website nach dem ersten Jahr bei jährlicher Zahlung auf 49,90 € + 65,00 € = 114,90 € im Monat, noch ohne Kasse. Der niedrigste Grundpreis ist also nicht automatisch das passende Angebot: Entscheidend ist, welche Posten Ihr Laden wirklich nutzt.

Bei Traxo steht der Preis auf der Tarifseite, zzgl. MwSt.: Starter kostet 50 € im Monat oder 40 € bei Jahreszahlung, mit Website, Online-Buchung, Kundenkartei und Online-Zahlung, ob voller Preis oder Anzahlung. Für mehrere Barbiere braucht es Pro zu 100 € oder 80 € im Monat, mit Konten für bis zu sechs Personen und einem Treueprogramm, bei dem Ihre Stammkunden Punkte sammeln. Für drei Barbiere liegt Traxo damit über einem reinen Terminbuch und unter einem Kalender mit dazugekaufter Website.

Diese Monatspreise haben wir am 25.09.2026 auf den Seiten der Anbieter gelesen, jeweils so, wie sie dort stehen:

• studiolution: ab 22,95 € bei jährlicher Zahlung für Terminbuch und Online-Buchung ohne Kasse, ab 32,95 € mit Kasse und DATEV-Export; je weiterer Barber 2,95 €; Kartenzahlung ab 0,35 % pro Transaktion
• Salonized: Appointments 21 € plus 5 € je Mitarbeiter, Basic 39 € plus 7,50 € je Mitarbeiter
• Shore: Booking 49,90 € bei jährlicher Zahlung nach den ersten zwölf Monaten, eigene Website 65,00 € zusätzlich, Cloud-TSE 9,00 €, zzgl. 19 % MwSt.

Kasse, TSE und DATEV: getrennt vom Kalender

Viele Barbershop-Programme kommen mit Kasse, und das hat einen Grund. Wer Umsätze mit einem elektronischen Aufzeichnungssystem erfasst, muss es nach § 146a der Abgabenordnung mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung schützen, der TSE. Ein DATEV-Export erspart dem Steuerbüro dann das Abtippen der Tageseinnahmen.

Kalender und Kasse müssen aber nicht aus derselben Software kommen. Wer am Tresen schon eine Kasse mit TSE hat, braucht für die Online-Buchung keine zweite. Wer noch keine hat, wählt die Kasse nach dem, was Finanzamt und Steuerbüro verlangen, und den Kalender nach dem, was die Kunden erwarten. Ein Paket aus einer Hand ist bequem, bindet aber zwei Entscheidungen aneinander, die Sie auch getrennt treffen können.

Traxo ist keine Kasse, hat keine TSE und keinen DATEV-Export. Bei der Buchung zahlt der Kunde online den ganzen Preis oder eine Anzahlung, ganz wie Sie es festlegen; was im Laden bar oder mit Karte bezahlt wird, läuft über Ihre Kasse.

Mehrere Barbiere, ein Kalender

Ab dem zweiten Stuhl braucht jeder Barbier seinen eigenen Plan: Arbeitszeiten, Pausen, Urlaub und die Leistungen, die er anbietet. Nicht jeder rasiert mit der Klinge, nicht jeder schneidet Kinder. Stehen diese Angaben im Kalender, bucht der Kunde nur, was bei dem gewählten Barbier auch geht.

Stammkunden wollen meistens zu ihrem Barbier. Der Buchungsweg sollte deshalb beides erlauben: den Wunschbarbier wählen oder den ersten freien Stuhl nehmen. Wer seinen Barbier gewählt hat, sieht nur dessen Zeiten; wer es eilig hat, sieht alle.

Arbeitet ein Barbier als Stuhlmieter auf eigene Rechnung, klären Sie vor der Wahl der Software, wer welche Termine und welche Kundendaten sehen darf. Das ist weniger eine technische Frage als eine Vereinbarung zwischen Ihnen beiden, und sie ist leichter am Anfang geklärt als beim Auszug.

Bei Traxo hat im Paket Pro jeder Barbier ein eigenes Konto und seinen Kalender auf dem Handy, bis zu sechs Personen zum selben Monatspreis, und das Treueprogramm mit Punkten gibt Ihren Stammkunden einen Grund, beim nächsten Mal wieder bei Ihnen zu buchen. Für größere Teams oder mehrere Läden gibt es Business, das im Gespräch zusammengestellt wird.

Worauf Sie vor dem Abschluss achten

Beim Umstieg vom Papierbuch oder von einer anderen Software hilft ein Stichtag: Termine, die schon stehen, bleiben, wo sie sind; neue Termine laufen ab dem Stichtag nur noch über das neue System. So entsteht keine Doppelbuchung. Übertragen Sie zuerst die Stammkunden der nächsten Wochen, der Rest folgt, wenn sie wiederkommen.

Bei Traxo eröffnen Sie Ihr Konto in zwei Minuten online und erstellen Ihre Website; unterwegs können Sie ein kostenloses Startgespräch von fünfzehn Minuten buchen, in dem wir uns Ihren Laden gemeinsam ansehen. Endet das Abonnement, gehen Website und Domain offline; Kundenkartei und Termine erhalten Sie auf Anfrage in einem weiterverwendbaren Format, die Daten werden dreißig Tage aufbewahrt und danach gelöscht.

Die Funktionslisten der Anbieter ähneln sich. Die Unterschiede stecken in den Bedingungen, und die stehen selten auf der Seite für Barbershops. Diese Fragen klären Sie vor der Unterschrift:

• Gilt der genannte Preis dauerhaft oder nur im ersten Jahr?
• Kostet jeder weitere Barbier extra, und ab wann?
• Ist eine eigene Website enthalten, oder bucht der Kunde in einem Portal neben anderen Barbershops?
• Fällt eine Provision auf Neukunden oder auf Kartenzahlungen an?
• Sind SMS-Erinnerungen enthalten oder werden sie einzeln berechnet?
• Wie lange läuft der Vertrag, und was passiert mit Ihrer Kundenkartei bei Kündigung?